數電(diàn)票PDF格式入賬？不行！财政部明确：必須采用(yòng)XML格式！

數電(diàn)發票有哪幾種格式？

一、PDF

PDF文(wén)件是我們最常收到的格式。事實上，PDF是給納稅人員的預覽，納稅人可(kě)以打印PDF文(wén)件，以紙質(zhì)打印件作(zuò)為(wèi)報銷入賬的憑證，但是，PDF并不是源文(wén)件！并且，PDF不支持對發票監章和電(diàn)子簽名有效性的查驗。

二、OFD

OFD是報銷入賬歸檔的電(diàn)子憑證，并且，其樣式跟PDF沒有區(qū)别。而兩者最大的區(qū)别在于，OFD能(néng)在“增值稅電(diàn)子發票闆式文(wén)件閱讀器”中查驗發票監制章和電(diàn)子簽名的有效性。

電(diàn)子發票闆式文(wén)件閱讀器下載地址：

http://qingdao.chinatax.gov.cn/bsfw2019/xzzx/rjxz/201911/t20191118_51547.html

三、XML

XML不同于PDF和OFD，形式上隻是一串代碼，記錄發票的全部元數據，其樣式 如下：

2.三種樣式如何選擇？

5月17日，财政部會計司公布了《電(diàn)子憑證會計數據标準》的通知，其中，明确了數電(diàn)票報銷歸檔的保存方式：

接收方取得數電(diàn)票報銷入賬歸檔的，

第一，接收方可(kě)以根據《通知》第三條、第五條的規定，僅使用(yòng)數電(diàn)票含有數字簽名的XML文(wén)件進行報銷入賬歸檔，可(kě)不再另以紙質(zhì)形式保存。

第二，接收方如果需要以數電(diàn)票的PDF、OFD格式文(wén)件的紙質(zhì)打印件作(zuò)為(wèi)報銷入賬歸檔依據的，應當根據《通知》第四條的規定，同時保存數電(diàn)票含有數字簽名的XML格式電(diàn)子文(wén)件。

給大家總結如下：

1、接收方接收完數電(diàn)票後，無需打印，直接以XML文(wén)件進行報銷入賬歸檔即可(kě)。

2、接收方如果确實需要打印數電(diàn)票的，除了要保存紙質(zhì)版發票外，還要保存XML格式電(diàn)子文(wén)件。

因此，财務(wù)人員注意了：數電(diàn)票接收以後，無論打不打印，都要保存數電(diàn)票含有數字簽名的XML格式電(diàn)子文(wén)件！

最後，給大家總結一下三種樣式的功能(néng)：

3.如何獲取XML格式電(diàn)子文(wén)件？

一、數電(diàn)票非開票試點地區(qū)

納稅人使用(yòng)各地“增值稅發票綜合服務(wù)平台”，進入“稅務(wù)數字賬戶模塊”，通過篩選，可(kě)以查詢接收通過電(diàn)子發票服務(wù)平台開具的發票。

此外，也可(kě)取得銷售方以電(diàn)子郵件、二維碼等方式交付的全電(diàn)發票。

二、數電(diàn)票開票試點地區(qū)

納稅人使用(yòng)各地“電(diàn)子稅務(wù)局”，進入【增值稅抵扣憑證管理(lǐ)】（部分(fēn)地區(qū)為(wèi)【發票抵扣】），頁面跳轉【增值稅發票綜合服務(wù)平台】，通過篩選，可(kě)以查詢接收通過電(diàn)子發票服務(wù)平台開具的發票。

此外，也可(kě)取得銷售方以電(diàn)子郵件、二維碼等方式交付的全電(diàn)發票。

數電(diàn)票如何進行正确的

 報銷、入賬和歸檔

具體(tǐ)流程講解：

1. 電(diàn)子發票、電(diàn)子憑證的獲取和存儲：企業通過郵箱下載、稅務(wù)局網站下載等渠道獲取數電(diàn)票數字簽名的XML數據文(wén)件。

2. 票據存儲：将獲取的數電(diàn)票存儲至發票池。對于無報賬系統（如報銷系統或發票池）支撐文(wén)件獲取和存儲的企事業單位，建議由員工手工下載至本地存儲。

3. 文(wén)件驗簽、發票驗真：在進行報銷入賬之前，企業需對接收的帶數字簽名的XML格式的數電(diàn)票遵從現有的稅收征管要求進行發票查驗，以保證發票的真實性。隻有查驗成功的發票才可(kě)報銷入賬，企業記錄發票的驗真、驗簽信息。

4. 解析XML文(wén)檔：自行或調用(yòng)财政部提供的免費電(diàn)子憑證工具包解析接收的XML文(wén)件，并存入發票池。

5. 根據數電(diàn)票是否是增值稅專票，如果是專票則進行5.1和5.2處理(lǐ)。

5.1. 發票抵扣：數電(diàn)票關聯的業務(wù)入賬後，依據稅務(wù)總局的要求進行抵扣處理(lǐ)，抵扣确認後保存到發票池，記錄發票的抵扣信息。

5.2. 進項轉出：發票進行抵扣後，企業根據發票用(yòng)途的轉變，進行進項轉出處理(lǐ)，并将發票轉出信息記錄到發票池。

6. 資金支付：對于需要付款類業務(wù)，可(kě)以由資金系統進行業務(wù)處理(lǐ)審批後完成資金支付。信息化較好的企業單位按《數電(diàn)票标準》的要求根據銀行回單回寫電(diàn)子憑證支付狀态位信息。

7.會計記賬：核算系統根據報銷業務(wù)信息、數電(diàn)票的電(diàn)子憑證信息，同時按照《數電(diàn)票标準》要求回寫電(diàn)子憑證狀态位信息。

8. 歸檔準備：企業可(kě)設定歸檔前的文(wén)件生成準備時機，自行或借助财政部的免費工具包生成電(diàn)子憑證-入賬信息結構化數據文(wén)件。并将記賬憑證、報銷單、數電(diàn)票含有數字簽名的XML格式電(diàn)子文(wén)件、電(diàn)子憑證入賬信息結構化數據文(wén)件等文(wén)件打包形成電(diàn)子會計憑證文(wén)件。

9. 會計資料歸檔：單位需按照财政部的監管要求，按照财政部、國(guó)家檔案局《會計檔案管理(lǐ)辦法》（财政部 檔案局令第79号）和《關于規範電(diàn)子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（财會〔2020〕6号）的相關要求，參考《電(diàn)子會計檔案管理(lǐ)規範》（DA/T 94—2022）和《行政事業單位一般公共預算支出财務(wù)報銷電(diàn)子會計憑證檔案管理(lǐ)技(jì )術規範》（DA/T 95—2022），将上述電(diàn)子會計憑證文(wén)件進行歸檔，以備财政部相關監管部門查驗。

附：電(diàn)子憑證報銷入賬歸檔的具體(tǐ)要求